Эксперт Президентской академии в Петербурге о том, как проводить совещания эффективно

Для эффективного проведения совещания руководителю важно учитывать несколько ключевых моментов, чтобы мероприятие было продуктивным и целенаправленным.

Советами для эффективных управленцев поделилась преподаватель менеджмента и экономики организации факультета среднего профессионального образования Президентской академии в Петербурге Нина Фомина.

«1. Цель и повестка совещания
Очевидная и общепонятная цель
Убедитесь, что цель совещания четко сформулирована и понятна всем участникам.
Подготовленная повестка дня
Разработайте подробную повестку дня, которая включает важные вопросы, проблемы и предлагаемые решения. Это поможет сохранить фокус на ключевых аспектах обсуждения.

2. Вовлечение правильных участников
Убедитесь, что в совещании участвуют те люди, которые способны и должны принести ценный вклад в обсуждение и принятие решений по повестке дня.

3. Оптимизация времени
- Четкое планирование времени
Предотвратите получасовые обсуждения и размытые разговоры. Установите конкретные временные рамки для каждого пункта повестки, чтобы всё проходило вовремя.
- Оптимизация продолжительности
Определите реальные нужды для обсуждения, избегая излишнего увлечения незначительными вопросами или проблемами.

4. Профессиональное обсуждение
- Одновременная запись результатов
Обсуждайте результаты действий, а не просто сообщения о проблемах. Прослеживайте, какие шаги будут предприняты для решения проблемы.
- Признание мнений участников
Прислушивайтесь к мнениям участников и берите их во внимание, находя компромиссы там, где это возможно.

5. Принятие решений и назначение действий
- Определение ответственности
Каждому действию должен быть определен ответственный и срок исполнения. Также потребуется мониторинг и оценка достигнутых результатов.

6. Соблюдение эффективной дисциплины и профессионализма
Убедитесь, что весь персонал поддерживает атмосферу уважения и профессионализма, чтобы максимально использовать время и достичь целей совещания.

Успешное проведение совещания руководителю включает в себя подготовку, организацию и последующей действий, чтобы обеспечить, что обсуждаемые вопросы будут решены в устойчивой и продуктивной манере», - рассказал эксперт в ходе интервью корреспонденту Информационного агентства МАНГАЗЕЯ.