Цифровой разрыв в кадровом учете: Госдума готовит закон о внесении наград в электронную трудовую книжку

В российском законодательстве назревает очередное важное изменение, касающееся сферы трудовых отношений и кадрового делопроизводства. На рассмотрение Государственной Думы внесен законопроект, призванный устранить существенный пробел в системе учета профессиональных достижений граждан. Предложено обязать всех работодателей отражать сведения о награждениях и поощрениях трудовой книжки (ЭТК). Данная инициатива уже получила статус сотрудников не только в традиционном бумажном виде, но и в формате электронной законопроекта и находится на стадии первичного рассмотрения в профильных комитетах нижней палаты парламента.
«Ключевым поводом для разработки этого документа стала асимметрия, сложившаяся в правовом поле после масштабного перехода на электронный кадровый документооборот. В настоящее время цифровой формат сведений о трудовой деятельности содержит исчерпывающую, но крайне ограниченную информацию: в нем фиксируются лишь основные вехи карьерного пути – место работы, занимаемые должности, даты приемов и увольнений, а также основания для расторжения трудовых договоров. Однако такой важный аспект, как государственные и ведомственные награды, почетные грамоты, благодарственные письма, присвоение почетных званий и другие формы общественного и профессионального признания, в цифровом учете попросту отсутствует.
Ситуация усугубляется тем, что параллельно в бумажных трудовых книжках, которые продолжают вестись для части работников, подобные записи вносятся в обязательном порядке согласно действующим инструкциям по заполнению трудовых книжек. Это создает парадоксальную ситуацию, при которой работники оказываются в неравном положении в зависимости исключительно от выбранного формата ведения их персональной кадровой истории. Наибольшая уязвимость проявляется у тех граждан, которые начали свою трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года, то есть после даты окончательного введения электронных трудовых книжек в России. Именно эта категория работников, по умолчанию или по собственному желанию перешедшая на ЭТК, оказалась полностью лишена возможности отразить в своем основном документе о трудовой деятельности какие-либо сведения о личных профессиональных заслугах и достижениях.
Отсутствие записей о наградах в электронном виде создает реальные препятствия для граждан при реализации ими своего конституционного права на меры социальной поддержки. В частности, речь идет о присвоении почетного звания «Ветеран труда», которое дает право на получение целого ряда региональных и федеральных льгот, включая ежемесячные денежные выплаты, компенсации на оплату жилья и коммунальных услуг, а также льготный проезд. Для получения этого статуса, согласно действующему законодательству, необходим документально подтвержденный стаж и наличие государственных наград или ведомственных знаков отличия. В условиях, когда такие данные не фиксируются в электронной трудовой книжке, их владельцам приходится собирать разрозненные архивные справки или дублирующие документы у бывших работодателей, что создает дополнительные административные барьеры и затягивает процесс оформления социальных выплат.
Предлагаемые изменения призваны кардинально исправить эту ситуацию. Законопроект детально конкретизирует перечень сведений, подлежащих обязательному внесению в электронный формат. Среди них – государственные награды Российской Федерации, СССР, ведомственные знаки отличия в труде, почетные грамоты, дипломы, благодарности, а также иные виды поощрений, предусмотренные локальными нормативными актами конкретного работодателя или коллективными договорами. Важным условием является обязательное указание реквизитов приказов или распоряжений, на основании которых было произведено награждение, что обеспечит полноту и юридическую достоверность вносимых данных. По сути, документ стремится синхронизировать бумажный и цифровой учеты и придать электронной трудовой книжке ту же доказательную и статусную силу, которой традиционно обладает ее бумажный предшественник.
Восстановление обязательной фиксации поощрений в главном документе работника будет способствовать повышению престижа и общественного признания добросовестного труда, возрождению значения нематериальных форм мотивации и созданию здоровой конкурентной среды в коллективах. Это также позволит формировать полную и объективную базу данных о квалифицированных кадрах в масштабах страны, что может быть использовано для совершенствования систем профессионального развития и государственного управления.
Важно отметить и финансовую сторону вопроса. Все операции по внесению данных о наградах будут осуществляться в рамках стандартной процедуры ведения кадрового учета работодателями, с использованием существующей инфраструктуры информационных систем Пенсионного фонда России и Федеральной налоговой службы. В случае если закон будет принят Государственной Думой и одобрен Советом Федерации, он вступит в силу с момента его официального опубликования, без переходного периода, так как не требует какой-либо технической или организационной подготовки со стороны государства или бизнеса. Однако следует отметить, что для правоприменительной практики потребуется дополнительное разъяснение порядка действий для случаев, когда запись о награждении уже была внесена в бумажную книжку, но отсутствует в электронной базе – вероятно, будет предусмотрен механизм переноса архивных сведений по заявлению самого работника», – комментирует доцент Президентской академии Лилия Рябова.