В Ставропольском филиале Президентской академии внедрили «бережливую» систему сбора данных о трудоустройстве выпускников: время на подготовку отчетов

В Ставропольском филиале Президентской академии завершилась реализация внутреннего бережливого проекта «Оптимизация процесса подготовки и предоставления отчетности по трудоустройству». Масштабная реорганизация затронула один из ключевых процессов вуза — мониторинг занятости выпускников, от качества которого напрямую зависит объем контрольных цифр приема и оценка эффективности деятельности образовательной организации.
До начала проекта сбор данных напоминал квест. Информация от выпускников поступала через хаотичные каналы: звонки, сообщения в мессенджерах, бумажные анкеты. Данные «жили» в Excel-таблицах, Яндекс.Формах и на физических носителях. В процесс были вовлечены кураторы, руководители образовательных программ, заведующие кафедрами и учебно-методический отдел — не менее 8 человек на каждый отчет, при этом их функции часто дублировались.
Ситуацию усугубляла перенастройка под постоянно меняющиеся форматы отчетов для разных ведомств. Результат оказался плачевным: до 50 % документов оформлялись с задержками, ежегодно фиксировалось не менее 5 случаев нарушения сроков. «Ручной» режим приводил к тому, что 25 % всей отчетной нагрузки вуза (более 25 отчетов в год) выполнялась с колоссальными временными затратами.
«В данном проекте я выступаю, как и как член команды, и как руководитель центра карьеры «Карьеры», непосредственно отвечающий за соответствующую отчётность. В рамках проекта команда филиала пересмотрела архитектуру процесса. Вместо громоздкой цепочки сотрудников и множества посредников, была создана цифровая воронка сбора данных, внедрена система отслеживания статуса обработки каждой анкеты выпускника (от «получено» до «верифицировано»)», - комментирует Екатерина Фомина.
«Трудоустройство выпускников — это не просто строчка в отчете, это наша репутация и доступ к бюджетным местам. Раньше мы тратили колоссальные усилия на «сшивание» данных из разных источников. Теперь система работает как часы: прозрачно, быстро и без потери качества. Это классический пример того, как бережливые технологии превращают обязательную рутину в эффективный инструмент управления. Благодаря гибкой системе консолидации, изменение форматов отчетов со стороны ведомств теперь занимает минуты, а не недели», - отмечает руководитель проекта, доцент Ставропольского филиала Президентской академии Анна Минина.