От «бумажной волокиты» до «цифры»: как в Ставропольском филиале РАНХиГС оптимизировали практику студентов

В Ставропольском филиале Президентской академии завершился проект «СМАРТ-отчет», направленный на полную трансформацию процесса подготовки отчетности по практике. Инициатива стала частью краевого проекта «Эффективный регион» и позволила решить многолетнюю проблему, отнимавшую колоссальное количество времени у преподавателей и студентов.
Благодаря внедрению принципов бережливого производства время оформления документов по практике сократилось с 40 часов до 9, а количество визитов студентов в вуз — втрое.
Ежегодно сотни студентов филиала проходят различные виды практик. Процесс сдачи отчетов напоминал замкнутый круг: из-за сложности требований и разрозненности действий более половины работ возвращались на доработку. Студенты были вынуждены посещать филиал до 6 раз только ради исправления замечаний, а преподаватели тратили личное время (до 2 часов на каждого студента), выходя далеко за рамки педагогической нагрузки. Это не только снижало удовлетворенность учебным процессом, но и ограничивало возможности.
«Мы понимали, что существующая система неэффективна и работает против нас самих. Преподаватели перегружены рутиной вместо того, чтобы заниматься наукой и методикой, а студенты теряют мотивацию. Участие в проекте "Эффективный регион" дало нам инструменты и ресурсы, чтобы кардинально изменить ситуацию». Самым сложным было сломать стереотипы и убедить всех, что можно работать иначе, — делится руководитель проектной команды. — Мы столкнулись с сопротивлением, ведь люди привыкли к бумажной работе. Но визуализация проблем через карты процессов помогла команде увидеть общую картину и сплотиться для достижения цели. Главный наш принцип здесь — "не навреди", мы меняли процесс так, чтобы стало удобнее всем» — комментирует Ольга Шаталова, руководитель проекта.
Команда проекта, прошедшая обучение по принципам оптимизации процессов, начала с глубокого анализа. С помощью хронометражей была составлена карта текущего состояния, которая наглядно показала все узкие места («Ежи»).
Ключевыми шагами оптимизации стали:
1. Цифровизация подписей. Самый проблемный этап — сбор физических подписей со стороны организаций-партнеров — был переведен на использование электронной цифровой подписи (ЭЦП).
2. Шаблонизация. Все бланки отчетности переведены в модифицированный шаблонный вид, исключающий ошибки при заполнении.
3. Оптимизация документооборота. Разработаны унифицированные шаблоны договоров о практической подготовке, дифференцированные по отраслям, что позволило сократить время их согласования в 5 раз.
Результаты превзошли ожидания. Проект позволил достичь следующих показателей:
1. Время протекания процесса сократилось с 40 часов до 9 часов.
2. Количество обращений студентов за уточнениями снизилось с 6 раз до 2.
3. Высвобожденное время преподавательского состава теперь может быть направлено на другие учебные задачи.
Проект «СМАРТ-отчет» стал ярким примером того, как системный подход позволяет победить бюрократию и сделать образование более современным и удобным.